Validation d\'annuaires
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Upnote - Validation d'annuairesValidation d'annuaires

Destiné aux agences de communication Print interne/externe et aux responsables de production d'annuaires, cette boîte à outils simplifie la collecte et le suivi des retours sur les livrables de type "annuaire" et permet d'optimiser les coûts et les délais d'obtention du BAT. En outre elle offre des fonctionnalités permettant d'extraire les adresses email des membres de l'annuaire et l'envoi automatisé des demandes de validation

La boîte à outil « validation d’annuaire » a été conçue pour simplifier le travail sur l'ensemble des phases de validation d'un annuaire :

  1. Diffuser les éléments à valider auprès des membres de l’annuaire,
  2. Saisir les demandes de correction,
  3. Centraliser et diffuser les demandes de correction auprès des designers,
  4. Suivre l’avancement des travaux correctifs.

Par ses fonctionnalités, cette boite à outil permet un gain de temps et de fiabilité important, tant pour les responsables de projet annuaire, que les relecteurs et les designers.


1. Diffuser les éléments à valider par les différents membres de l’annuaire, une source d'optimisation importante du temps de travail pour le responsable de projet :

L'application dispose d'un outil d'Identification automatique des emails des personnes citées dans l’annuaire. Cet outil suggère une liste de relecteur puis propose d'ajouter automatiquement les droits des « relecteurs », un mail de notification est alors envoyé aux relecteurs.

Le mail de notification peut être personnalisé. Il contient un lien vers la page ou l’encart à valider.


2. Simplifier le travail de saisie des remarques

En cliquant sur le lien contenu dans le mail de notification le relecteur accède directement au document à valider. Ce dernier s'ouvre dans l'application Web Upnote/DocViewer.

Le relecteur remonte ses demandes de correction à même le document, par simple Glisser-déposer. Des commentaires pré-typés optimisent la saisie et simplifie l’identification visuelle du type de correction demandé (texte, photo).

Les pièces jointes (Photo, …) sont ajoutées à même la demande de correction.


3. Centraliser et diffuser les demandes de correction auprès des designers

Plus besoin d’agréger les demandes de correction des différentes relecteurs (Mails, PDF annotés, …) l’outil le fait pour vous en partageant en temps réel les retours à l’ensemble des personnes impliquées (relecteurs, designers, …)

Les designers sont informés par notification lorsque des demandes de corrections sont émises. Les notifications contiennent des liens vers les fichiers impactés pour faciliter le travail du designer.


4. Suivre l’avancement des corrections

La couleur des pictogrammes indique de manière visuelle l’état d’avancement des retours : A traiter, traité, validé,

Les tableaux d’analyse, regroupent en un seul écran les commentaires de l’ensemble de vos projets. Si vos abaques ont été renseignées, vous disposez d’une estimation de la charge des travaux de correction.

Le tableau d'analyse est un point d'entrée intéressant pour le responsable du projet comme pour le designer, qui d'une même fenêtre a une information globale sur les travaux à effectuer. Un clic sur la demande de correction permet d'ouvrir le document impacté.